Jaké osobní údaje zpracováváme
V rámci provozu webu Prague Hub Club a poskytování našich služeb zpracováváme pouze takové osobní údaje, které jsou nezbytné pro konkrétní účely. Typicky se jedná o údaje, které nám sami dobrovolně poskytnete nebo které vznikají při používání našich služeb.
Nejčastěji zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:
- identifikační údaje, zejména jméno a příjmení;
- kontaktní údaje, jako je e‑mailová adresa, telefonní číslo a případně fakturační adresa;
- údaje o rezervacích, například datum a čas akce, počet osob, preferovaný typ akce (soukromá večeře, firemní setkání, pokerový večer a další), speciální požadavky a poznámky;
- komunikační údaje, tedy obsah e‑mailové nebo formulářové komunikace, včetně zpětné vazby a dotazů;
- technické údaje o používání webu, zejména IP adresa, typ a verze prohlížeče, informace o zařízení, čas přístupu, odkazující stránka a další údaje potřebné pro provoz a zabezpečení webu;
- údaje z cookies a podobných technologií, které nám pomáhají analyzovat návštěvnost, zlepšovat funkčnost webu a případně zobrazovat relevantní obsah či nabídky.
Všechny osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, který je nezbytný pro naplnění konkrétního účelu, a vždy v souladu s platnými právními předpisy.
Proč a na jakém základě údaje zpracováváme
Osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud k tomu máme jasně stanovený účel a odpovídající právní základ podle GDPR. Níže uvádíme hlavní účely zpracování a jejich právní základy.
Rezervace prostoru a poskytování služeb
Pokud si prostřednictvím našeho webu nebo kontaktních údajů rezervujete prostor či konkrétní akci, zpracováváme vaše osobní údaje za účelem uzavření a plnění smlouvy. Jedná se zejména o identifikační a kontaktní údaje a údaje o rezervaci.
Právní základ: plnění smlouvy nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na vaši žádost.
Komunikace se zákazníky a odpovědi na dotazy
Při vyřizování vašich dotazů, požadavků na nabídku nebo zpětné vazby zpracováváme vaše kontaktní údaje a obsah komunikace, abychom vám mohli odpovědět a zajistit plynulou komunikaci.
Právní základ: oprávněný zájem na efektivní komunikaci se zájemci a zákazníky, případně plnění smlouvy, pokud se komunikace týká již sjednaných služeb.
Informace o akcích a marketingové nabídky
Pokud nám k tomu udělíte souhlas, můžeme vám zasílat informace o připravovaných tematických večerech, soukromých akcích, speciálních nabídkách nebo novinkách v Prague Hub Clubu. Souhlas můžete kdykoli odvolat prostřednictvím odkazu v každém e‑mailu nebo kontaktováním naší podpory.
Právní základ: váš výslovný souhlas se zasíláním obchodních sdělení a marketingové komunikace.
Zajištění bezpečnosti webu a zlepšování služeb
Technické údaje a údaje z cookies využíváme k zajištění bezpečného a stabilního provozu webu, k ochraně proti útokům a zneužití a k analýze návštěvnosti a chování uživatelů. Díky tomu můžeme náš web i služby průběžně vylepšovat a přizpůsobovat vašim potřebám.
Právní základ: oprávněný zájem na bezpečném provozu webu a rozvoji našich služeb. U některých typů cookies (například marketingových) může být právním základem také váš souhlas udělený prostřednictvím cookie lišty.
Plnění právních povinností
V určitých případech jsme povinni vaše osobní údaje uchovávat a zpracovávat z důvodu splnění zákonných povinností, například v oblasti účetnictví, daní nebo při součinnosti s orgány veřejné moci.
Právní základ: plnění právních povinností, které se na nás vztahují.
Sdílení osobních údajů s třetími stranami
Osobní údaje nikdy neprodáváme a nesdílíme je s třetími stranami nad rámec toho, co je nezbytné pro zajištění našich služeb a splnění právních povinností. V některých případech však může docházet k předání údajů následujícím kategoriím příjemců:
- technickým provozovatelům a dodavatelům IT služeb, kteří se starají o provoz a údržbu našeho webu, serverů a související infrastruktury;
- poskytovatelům e‑mailových a komunikačních služeb, které využíváme pro zasílání potvrzení rezervací, odpovědí na dotazy a případně newsletterů;
- externím účetním, daňovým a právním poradcům, pokud je to nezbytné pro řádné plnění našich zákonných povinností a ochranu našich práv;
- orgánům veřejné moci, pokud nám tuto povinnost ukládá zákon nebo pokud je to nezbytné k ochraně našich oprávněných zájmů (například při řešení sporů nebo incidentů).
Se všemi zpracovateli, kteří pro nás osobní údaje zpracovávají, máme uzavřené odpovídající smlouvy o zpracování osobních údajů. Tyto subjekty jsou povinny zachovávat mlčenlivost, chránit údaje a zpracovávat je pouze podle našich pokynů a v souladu s platnými právními předpisy.
Pokud by mělo dojít k předání osobních údajů mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, zajistíme, aby takové předání probíhalo pouze za použití odpovídajících záruk, například na základě standardních smluvních doložek Evropské komise.
Jak dlouho údaje uchováváme
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná pro naplnění účelu, pro který byly shromážděny, nebo po dobu stanovenou právními předpisy. Doba uchování se může lišit podle typu údajů a konkrétní situace.
Obecně platí následující pravidla:
- údaje související s rezervacemi a poskytováním služeb uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou pro ochranu našich práv a plnění zákonných povinností (typicky 3–10 let podle povahy dokumentace);
- komunikační údaje a dotazy uchováváme po dobu nezbytnou k vyřízení vaší žádosti a následně po omezenou dobu pro účely interní kontroly kvality a ochrany našich oprávněných zájmů;
- údaje zpracovávané na základě vašeho souhlasu (například pro zasílání newsletteru) uchováváme do doby, než svůj souhlas odvoláte, nejdéle však po dobu, kterou považujeme za přiměřenou vzhledem k povaze komunikace;
- technické údaje a údaje z cookies uchováváme po dobu nastavenou pro konkrétní typ souborů cookies nebo po dobu nezbytnou pro zajištění bezpečnosti a funkčnosti webu.
Po uplynutí doby uchování osobní údaje bezpečně vymažeme nebo anonymizujeme tak, aby již nebylo možné konkrétní osobu identifikovat.
Vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů
Jako subjekt údajů máte v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů řadu práv, která můžete u Prague Hub Clubu uplatnit. Rozumíme tomu, že právní terminologie může být složitá, proto jednotlivá práva vysvětlujeme srozumitelným způsobem.
Právo na přístup
Máte právo vědět, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a pokud ano, získat přehled o tom, jaké údaje, za jakým účelem, na jakém právním základě, komu jsou zpřístupněny a jak dlouho je uchováváme.
Právo na opravu
Pokud zjistíte, že některé údaje, které o vás evidujeme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění.
Právo na výmaz
V určitých případech můžete požadovat, abychom vaše osobní údaje vymazali, například pokud již nejsou potřebné pro daný účel, odvolali jste souhlas nebo pokud jsou zpracovávány protiprávně. Toto právo však nemusí být uplatnitelné vždy, například pokud nám uchování údajů ukládá zákon.
Právo na omezení zpracování
Máte právo požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů, například pokud napadnete jejich přesnost nebo pokud vznesete námitku proti zpracování. V takovém případě údaje pouze uchováváme a jinak s nimi nepracujeme, dokud se situace nevyjasní.
Právo vznést námitku
Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo proti takovému zpracování vznést námitku. V takovém případě posoudíme, zda naše oprávněné důvody převažují nad vašimi zájmy a právy. V případě námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu vždy zpracování pro tyto účely ukončíme.
Právo na přenositelnost údajů
V případech, kdy zpracováváme vaše osobní údaje na základě souhlasu nebo smlouvy a zároveň automatizovaně, můžete požadovat, abychom vám údaje poskytli ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně je předali jinému správci.
Právo odvolat souhlas
Pokud je zpracování vašich osobních údajů založeno na souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat, a to bez vlivu na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Domníváte‑li se, že dochází k porušení vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu. V České republice je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
Jak svá práva uplatnit
Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím následujících kontaktních údajů:
E‑mail: [email protected]
Adresa: Prague Hub Club, Staroměstské náměstí, 110 00 Praha 1, Česká republika
Abychom mohli vaše žádosti bezpečně vyřídit a ochránit vaše údaje před zneužitím, můžeme vás požádat o přiměřené ověření totožnosti. Na vaše žádosti se snažíme reagovat co nejdříve, nejpozději však do lhůt stanovených GDPR.
Jak chráníme vaše údaje
Bezpečnost vašich osobních údajů bereme velmi vážně. V prostředí Prague Hub Clubu i při provozu našeho webu uplatňujeme kombinaci technických a organizačních opatření, která mají zabránit ztrátě, zneužití, neoprávněnému přístupu nebo jinému protiprávnímu nakládání s údaji.
Mezi tato opatření patří zejména:
- používání zabezpečeného připojení (HTTPS) pro přenos dat mezi vaším zařízením a naším webem;
- omezený přístup k osobním údajům pouze pro osoby, které je nezbytně potřebují pro výkon své práce a jsou vázány mlčenlivostí;
- pravidelné aktualizace systémů, softwaru a bezpečnostních prvků, včetně monitoringu neobvyklých aktivit;
- bezpečné ukládání dat na serverech umístěných v Evropské unii nebo v zemích s odpovídající úrovní ochrany;
- interní pravidla a školení zaměřená na bezpečné nakládání s osobními údaji a prevenci incidentů.
Přestože děláme maximum pro ochranu vašich údajů, žádný systém nemůže zaručit absolutní bezpečnost. V případě, že by došlo k incidentu, který by mohl mít dopad na vaše práva a svobody, postupujeme v souladu s GDPR a v nezbytných případech vás o takové události informujeme.
Aktualizace zásad a kontaktní informace
Tyto zásady ochrany osobních údajů mohou být průběžně aktualizovány, zejména v návaznosti na změny našich služeb, technologií nebo právních požadavků. Aktuální verze zásad je vždy zveřejněna na této stránce a je označena datem poslední aktualizace.
Pokud by došlo k podstatným změnám, které by mohly zásadně ovlivnit vaše práva, budeme se snažit vás na ně vhodným způsobem upozornit, například viditelným oznámením na našem webu nebo e‑mailem, pokud je to relevantní.
V případě jakýchkoli dotazů, připomínek nebo žádostí týkajících se ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat:
Správce osobních údajů:
Prague Hub Club
Staroměstské náměstí
110 00 Praha 1
Česká republika
E‑mail pro ochranu osobních údajů: [email protected]
Věříme, že otevřená komunikace je základem důvěry. Pokud si nejste jistí, jak s vašimi údaji nakládáme, neváhejte se na nás obrátit – rádi vám vše vysvětlíme.